Cada professor es pot configurar la Llibreta d'alumnes al seu gust. Només cal anar a la llibreta d'alumnes (icona amb tres nois de color marró) i clicar al menú lateral esquerra “Preferències de la llibreta d'Alumnes”.

Aquí es poden marcar/desmarcar els camps que vols que apareixin als llistar la llibreta d'alumnes. Seria més pràctic desmarca els camps actuals i marcar, per exemple, Nom de pila, Cognom, Adreça pare, Ciutat pare, Telèfon pare 1, Telèfon pare 2 (aquests són els camps que actualment tenen més informació d'interès). I desar els canvis amb el botó Desar.

Per defecte ja t'ordenarà els alumnes per Cognom (si el camp Nom complert l'has desactivat). Però, si vols, clicant a sobre del títol de la columna te l'ordenarà segons aquella columna. Tornant a clicar un 2on cop te la ordena descendentment. Tingues en compte els accents, doncs les vocals accentuades estan despres de la Z.

I una altra cosa que també et serà de molta utilitat. També a “Preferències de la llibreta d'Alumnes” li pots indicar la Categoria predeterminada que vols veure. Cada professor hauria de seleccionar la categoria de la seva classe i així sempre que entri a la llibreta d'alumnes veurà per defecte els alumnes de la seva classe.

Des de la Llibreta d'alumnes podeu introduir/modificar la informació de control diari de cada alumne.

• Heu d'anar a SECRETARIA (eGroupware) tot identificant-vos.
• Clicar la icona on hi ha tres nens (Llibreta d'alumnes) i accedireu al llistat de tots els alumnes.

Al costat dret de cada alumne hi ha 4 icones que corresponen a les accions seguents:

• Control diari de l'alumne (icona d'una llibreta amb un llapis petit)
• Veure l'alumne (i gestionar els documents associats)
• Editar l'alumne
• Esborrar l'alumne (demana confirmació)

Cliqueu a la primera icona (control diari).

Veureu l'alumne i el dia d'avui. Podeu canviar de dia amb:

• < o > (dia anterior o següent)
• « o » (setmana anterior o següent)
• Triant un dia del calendari i clicant botó Anar (o pitjant tecla enter)

També es veu el dia de la setmana que és, suposo que us ajudarà molt.

Recordeu de gravar els canvis introduïts en un dia en concret amb el botó Guardar. Cancelar retorna al llistat d'alumnes.

Els alumnes que no tinguin cap incidència no cal introduir ni guardar res.

IMPORTANT: Es poden introduir a la vegada totes les incidències dels alumnes d'un grup fent clic al botó Control Diari que apareix a baix de tot del llistat dels alumnes d'un determinat grup.

La llibreta d'alumnes, a més a més d'afegir i editar la informació de control diàri per cada alumne, també permet generar estadístiques a partir d'aquesta informació. És molt simple, funcional i flexible.

Veureu que, dins de la Llibreta d'alumnes, a la part inferior dreta del llistat d'alumnes apareix un nou botó: Estadístiques.

Per defecte et mostra les estadístiques del dia d'avui (data incial i final són iguals al dia d'avui), del grup (categoria) que ja teníem seleccionada prèviament i només els totals, sense la informació detallada estudiant per estudiant.

Però podeu canviar la data inicial, final, grup (categoria) i mostrar/no mostrar detall de cada d'alumne i tornar a generar l'informe. El programa sempre se'n recorda de les dades anteriors i podeu anar refinant l'informe mica en mica.

Així podeu fer informes per un dia, una setmana, un mes, un trimestre, per un grup en concret o per tota l'escola.

Els alumnes sempre es llisten per ordre alfabètic per cognom.

Si voleu imprimir els resultats, podeu marcar la taula resultant amb el ratolí i imprimir des del navegador triant l'opció que ens imprimeixi només la “selecció”. Ho he provat amb el navegador firefox i s'imprimeix molt bé.

Si voleu penjar un fitxer a secretaria i que estigui associat a un estudiant en concret perquè tots els professors el puguin consultar, cal editar l'estudiant i fer clic a la pestanya “Enllaços” on podreu associar-li qualsevol tipus de fitxer (i fins i tot posar-hi un comentari explicatiu al costat del fitxer).

Quan visualitzeu un alumne (icona de la lupa) veureu a sota els documents que té assignats, els podeu consultar, modificar(editant la pàgina wiki) i eliminar i també en podeu afegir de nous a partir d'una plantilla. Si la plantilla té uns camps especials, aquests es transformen en la informació pròpia de l'alumne. Mireu-vos l'ajuda que hi ha (botó Ajuda) i proveu amb les plantilles que hi ha d'exemple.

Es pot generar un fitxer pdf a partir d'una pàgina wiki per posteriorment poder-lo enviar per email.

Quan visualitzeu un alumne també es pot generar documents openoffice (textos, cartes, fulls de càlcul) amb informació pròpia de cada alumne. Quan visualitzeu la fitxa d'un alumne, a baix de tot teniu el “Generador Documents OpenOffice”. Clicant a un document et genera el document fent la conversió dels camps especials i te'l descarrega des del web per poder-lo editar en el vostre ordinador.

Aquest document openoffice l'haureu de guardar en el vostre ordinador. Si desprès el voleu penjar a secretaria i que estigui associat a l'estudiant en concret perquè tots els professors el puguin consultar, cal editar l'estudiant i fer clic a la pestanya “Enllaços” on podreu associar-li qualsevol tipus de fitxer.

Les plantilles openoffice es poden afegir/eliminar anant al mòdul administració (cal ser administrador de secretaria). Gairebé al final de tot trobareu l'opció “oogen / Gestió plantilles”. Us aconsello que us mireu l'ajuda que hi ha (botó Ajuda) i proveu amb les plantilles que hi ha d'exemple.

Aquesta utilitat no funciona amb documents microsoft office perquè són formats propietaris. Però ja sabeu que podeu obrir un document openoffice (.odt) amb el programa openoffice i després exportar-lo en format .pdf, .doc, etc.

Es poden enviar avisos automàtics als pares de qualsevol de les incidències del control diari d'alumnes per email i/o SMS.

Per cada incidència es pot configurar si es vol enviar un email i/o un SMS, l'hora i minut en que s'envia i el text a enviar. El text a enviar pot incloure:

• \n Indica que cal inserir un canvi de línia.
• Marques especials com per exemple [ab.fn]. Aquestes marques es substitueixen amb la informació pròpia de l'alumne. Per exemple [ab.fn] es substitueix pel nom complert (full name) de l'alumne. Més informació de totes les marques especials aquí o a la Wiki de la secretaria de cada centre escolar.
• Un símbol = en el cas d'una incidència del tipus text (per ex. observacions). El simbol = es substituirà pel text de la incidència hagi introduït el professor. Per exemple, si s'ha configurat una incidència de tipus text per les expulsions amb el missatge d'avís “L'alumne [ab.fn] ha estat expulsar perquè: =”, l'alumne es diu Joan Romeu i el professor ha anotat “Ha trencat una cadira”, el missatge final que s'enviarà serà “L'alumne Joan Romeu ha estat expulsar perquè: Ha trencat una cadira”

També es pot definir el text que hi haurà en peu del missatge d'email i el peu del missatge SMS, text que normalment conté la signatura del centre escolar.

Si hi ha varis avisos que s'envien a la mateixa hora, s'ajunten els textos dels avisos en un sol text per tal d'enviar un únic avís.

És important que els textos dels avisos pels missatges SMS no siguin gaire llargs, ja que un avís SMS pot contenir un màxim de 160 caràcters. Si el SMS fos més llarg, quedaria retallat als 160 primers caràcters (text de l'avís més text de la signatura).

Els avisos per email s'envien sempre que l'alumne tingui en els camps email pare o email mare adreces vàlides de correu electrònic. Si les dues són vàlides s'envien 2 correus electrònics, un al pare i l'altre a la mare, ja que l'enviament de correus electrònics no té cost.

Els avisos per SMS s'envien sempre que l'alumne tingui en els camps telèfon pare1, pare2, mare1 o mare2 números vàlids de telèfon mòbil. Els caràcters no numèrics no es tenen en compte. El número de mòbil, per a que sigui vàlid, ha de tenir 9 xifres i la primera ha de ser un 6. Per exemple, aquests telèfons mòbils són vàlids 678123456, 678 123 456, +678.123.456. S'enviarà un SMS a cadascun dels telèfons mòbils vàlids. Si un pare o mare no vol rebre SMS però es vol conservar el seu mòbil en la fitxa de l'alumne, es pot posar el prefix 34 davant del mòbil. Tingueu en compte que els SMS tenen un cost.

Per poder enviar emails cal tenir correctament configurada la secretaria amb les dades del servidor de correu de sortida o SMTP que facilita XTEC:

• servidor smtp.xtec.cat
• usuari
• contrasenya

Per poder enviar SMS, a més a més de l'anterior, cal tenir un compte del servei clickatell (www.clickatell.com), un dels serveis de missatgeria més estesos en el món. Actualment (és variable amb el temps) el cost és el següent:

Per tant cada SMS té un cost que no arriba als 9 cèntims d'euro, pràcticament a meitat de preu respecte a les tarifes habituals si els SMS s'envien des d'un mòbil.

A l'obrir un compte del servei clickatell ens proporcionen Username, ClientID i Password. Amb ells podem activar un servei de connexió via SMTP Clickatell SMTP proporcionant-nos un API Id. Zikzakmedia us ofereix el servei d'activació i configuració d'aquest servei.

Després cal comprar una certa quantitat de missatges. El mínim són 400 crèdits (uns 200 SMS) amb un cost de uns 17,6 euros. Per compres de grans quantitats fan descomptes. Es pot pagar amb VISA, paypal, … La factura que emeten és amb ZARs (moneda de sudàfrica) perquè així s'estalvien d'aplicar impostos. Quan el saldo de crèdits baixa per sota d'un llindar envien automàticament un email per recordar de recarregar.

Per configurar els avisos automàtics cal anar a la llibreta d'alumnes (icona amb tres nois de color marró) i fer clic al menú lateral esquerra “Configuració”. Només els professors amb rol d'administració ho poden fer. Els paràmetres bàsics de configuració són:

Avisos Correu electrònic

• Email: Adreça d'email del remitent
• Email: Assumpte dels emails. Pot contenir marques especials com per exemple [ab.fn]
• Email: Peu dels missatges. Normalment conté la signatura.

Avisos SMS

• SMS: Email on enviar: sms@messaging.clickatell.com
• SMS: Usuari: Usuari del servei clickatell
• SMS: Contrasenya: Contrasenya del servei clickatell
• SMS: API Id: API Id del servei SMTP de clickatell
• SMS: Email on rebre resposta resultat: En la fase de proves, aquí hi ha una adreça d'email on es rep el resultat de l'envialment del SMS per part de clickatell. Un cop superada la fase de proves es deix en blanc.
• SMS: Peu dels missatges: Normalment conté la signatura. S'aconsella que sigui breu.