Configuració servidor d'OpenERP

1. Número de dígits del Pla comptable
2. Dades SMTP

1. Instal·lem els idiomes pertinents (menú Administración/Traducciones/Cargar una traducción oficial): *ca_ES, *es_ES, *…

2. Actualitzem la llista de mòduls i instal·lem el mòduls (menú Administración/Módulos/Módulos):

• l10n_es_pyme_account (Després de la instal·lació s'iniciarà l'assistent. S'han de seguir els passos descrits al punt 6 següent)
• l10n_es_bank_statement
• nan_account_extension
• nan_account_invoice_sequence
• multi_company_share
• account_cancel

3. Canviar els tweets per defecte: Administració / Personalització / Interficie usuari / Widgets pàgina inicial

Editar l'entrada Favorits OpenERP i posar el següent codi:

<script src="http://widgets.twimg.com/j/2/widget.js"></script>
<script>
new TWTR.Widget({
  version: 2,
  type: 'profile',
  rpp: 4,
  interval: 6000,
  width: 'auto',
  height: 300,
  theme: {
    shell: {
      background: '#ffffff',
      color: '#a80734'
    },
    tweets: {
      background: '#f5f2f5',
      color: '#363436',
      links: '#910a15'
    }
  },
  features: {
    scrollbar: false,
    loop: false,
    live: false,
    hashtags: true,
    timestamp: true,
    avatars: false,
    behavior: 'all'
  }
}).render().setUser('zzsaas').start();
</script>

4. Instal·lar pel client web per deshabilitar el dashboard:

• account_no_dashboard
• admin_no_dashboard
• purchase_no_dashboard
• sale_no_dashboard
• stock_no_dashboard

5. Crearem el menú directe a informes (menú Administración/Personalización/Estructura de la base de datos/Objetos):

Dins dels objectes, editem ir.actions.report.xml i creem un nou menú (botó) que el pare sigui: Administration/Customization/Reporting

6. Assistent de creació pla comptable (menú Contabilidad/Configuración/Contabilidad financiera/Configuración financiera para nueva compañía):

Ometem el assistent per defecte del l10n_es i executem el assistent de l10n_es_pyme_account

• PyME 2008
• Default Sale tax: IVA 18%
• Default Purchase tax: 18% IVA soportado (operaciones corrientes)
• Sequència de diaris separats: NO marcar

Ens crearà dos usuaris nous: “usuario normal” i “usuario conf”. Cal canviar la contrasenya. I potser eliminar-los (zzsaas factura 10 eur/usuari-mes addicionals).

7. Seqüències: Reanomenem el codi de seqüència (menú Administración/Configuración/Secuencias/Secuencias):

• CC - Purchase Order (s'ha d'haver instal·lat el mòdul de compres: purchase)
• CV - Sales Order (s'ha d'haver instal·lat el mòdul de vendes: sale)
• C - Account reconcile sequence
• Partner sequence: Eliminar el 'NP' de prefix i canviar omplenat del número (= Número dígits pla comptable - 4). Per exemple, si número dígits pla comptable és 8: 8-4 = 4 serà l'omplenat).

Quan configurem multicompanyia ens hem d'assegurar que cada companyia té la seva pròpia seqüència d'assentament i de factura, per tant, hem de duplicar les següents seqüències afegint-li el nom de la companyia per distingir-les:

• Account Invoice In NomCompanyia
• Account Refund In NomCompanyia
• Account Invoice Out NomCompanyia
• Account Refund Out NomCompanyia
• Account Journal NomCompanyia

8. Reanomenem els diaris (menú Contabilidad/Configuración/Contabilidad financiera/Diarios/Diarios) i els hi assignem la seqüència de factura corresponen a cadascun d'ells:

• Purchase Journal:

1. Canviar el nom a Diari de compres
2. Canviar el codi a COM
3. Assignar la seqüència de factura Account Invoice In)
4. Permetre cancel·lar assentament
5. Agrupar línies de factura
6. Agrupar productes
7. Si es configura multicompanyia canviar seqüència de diari pel duplicat amb el seu nom

• Purchase Refund Journal:

1. Canviar el nom a Diari compres abon.
2. Canviar el codi a COM-A
3. Assignar la seqüència de factura Account Refund In)
4. Permetre cancel·lar assentament
5. Agrupar línies de factura
6. Agrupar productes
7. Si es configura multicompanyia canviar seqüència de diari pel duplicat amb el seu nom

• Sales Journal:

1. Canviar el nom a Diario de ventas
2. Canviar el codi a VEN
3. Assignar la seqüència de factura Account Invoice Out)
4. Permetre cancel·lar assentament
5. Agrupar línies de factura
6. Agrupar productes
7. Si es configura multicompanyia canviar seqüència de diari pel duplicat amb el seu nom

• Sales Refund Journal:

1. Canviar el nom a Diario de ventas abon.
2. Canviar el codi a VEN-A
3. Assignar la seqüència de factura Account Refund Out)
4. Permetre cancel·lar assentament
5. Agrupar línies de factura
6. Agrupar productes
7. Si es configura multicompanyia canviar seqüència de diari pel duplicat amb el seu nom

• Diari efectiu:

1. Compte deure per defecte: 5700
2. Compte haver per defecte: 5700

• Diari targeta:

1. Compte deure per defecte: 5700
2. Compte haver per defecte: 5700

• Account Journal:

Quan configurem multicompanyia ens hem d'assegurar que cada companyia té la seva pròpia seqüència d'assentament i de factura, per tant, hem d'assignar les seqüències duplicades a l'apartat anterior.

9. Exercicis fiscals (menú Comptabilitat/Configuració/Comptabilitat Financera/Periodes/Exercicis fiscals). Ja haurien d'estar creats els exercicis del 2011 i 2012 per defecte. A partir del 2013 s'ha de crear manualment. Si no estiguessin creats es crean a mà:

• Exercici fiscal: L'any en curs
• Codi: L'any en curs
• Data inicial: 1 de gener de l'any en curs
• Data final: 31 de desembre de l'any en curs

I a continuació s'han de crear els periodes trimestrals i els periodes d'obertura i tancament. Repetir els passos per l'any següent.

Crear els conceptes d'importació d'extractes bancaris (menú Contabilidad/Configuración/Contabilidad financiera/C43 bank statements/Asistente de importación de conceptos de extractos):

• Executar l'assistent

10. Importart els bancs (menú Ventes/Configuració/Llibreta/Bancs/Importar Bancs):

• Executar l'assistent.

11. Terminis/Tipus de pagaments (menús Contabilidad/Configuración/Varios/Plazos de pago i Contabilidad/Configuración/Varios/Tipo de pago):

• Configuració/Terminis de pagament
• Configuració/Pagaments-Cobraments

CSB19 i CSB58 → Remesa de rebuts CSB34 → Transferència / Pagaré

12. Configuració de cada companyia:

• Crear la nova companyia (Menú Administració/Companyies/Companyies)
• Repetir els passos 6 a 9.
• Comprovar, entre altres coses:

1. Compte a cobrar: 4300
2. Compta a pagar: 4000 (o 4100 si té més acreedors que proveïdors).
3. Número de dígits: 7, 8, 9 , …

• Si s'ha instal·lat el mòdul Documents s'ha d'esborrar de tots els directoris (menú: Coneixement > Configuració > Documents > Directoris) la companyia assignada.

Les remeses de rebuts domiciliats norma C19 les podem crear i gestionar des del menú Gestió financera / Pagament / Ordres de pag. a cobrar / Ordre de pag. a cobrar.

1. Fem clic al botó Nou.
2. Seleccionem el Mode de pagament. El mode de pagament indica el nostre banc/caixa i C.C., tipus de rebuts, sufix, … Si sempre enviem les remeses de rebuts pel mateix banc/caixa (sempre fem servir el mateix mode de pagament) el podem establir com a predeterminat (botó dret del ratolí).
3. Introduïm la Data planificada (data en que es carregaran els rebuts).
4. Fem clic al botó Selecciona factures a pagar/cobrar.
5. Data de venciment: Per defecte ens mostrarà els pagaments que vencin abans d'avui però ho podem canviar si volem.
6. Fem clic a Afegeix. Seleccionem les factures que volem, per defecte totes. Si en hi ha més de 80 cal fer clic al botó de cerca avançada + i incrementar el límit. Fem clic a D'acord i després a Afegir a l'ordre de pagament. Nota: Al camp Comunicació2 podem afegir un text que s'inclourà a tots el rebuts, per ex. Bon Nadal!
7. Fem clic a l'assistent lateral dret Crea remeses 19/58. Podem fusionar els rebuts de la mateixa persona i compte bancari (per defecte no).
8. Fem clic a Acepta. Ens informarà de si hi hagut un error o de si ha anat tot bé.
9. El fitxer amb la remesa de rebuts ens el podem descarregar fent clic a la icona del disquet Desa com. El fitxer de la remesa de rebuts també es guarda com a fitxer adjunt d'aquest ordre de pag. a cobrar (el podem consultar/descarregar sempre que volem fent clic a la icona de Fitxers adjunts).

Crear un arxiu /etc/logrotate.d/openerp amb el següent contingut:

/var/log/openerp/*.log {
  weekly
  rotate 4
  delaycompress
  compress
  missingok
}

• Copiar els fitxers de /home/zikzak/aplicacions/backup i /home/zikzak/aplicacions/backups al servidor on s'ha instal·lat OpenERP
• Configurar el fitxer /home/zikzak/aplicacions/backup/config.py
• Configurar el fitxer /home/zikzak/aplicacions/backup/openerp (cada línia està composta per: nom base de dades, usuari d'OpenERP a Postgres, contrasenya d'OpenERP a Postgres, instància a aturar/arrencar)
• Configurar el fitxer /home/zikzak/aplicacions/backup/backup.py (s'ha de canviar el nom de l'script d'arranc d'openerp)
• Programar el cron per a que es facin periòdicament. Per fer-ho s'ha de crear un link simbòlic a /etc/cron.daily/ que apunti cap a /home/backup/backup.py

sudo ln -s /home/backup/backup.py /etc/cron.daily/backup

Configurar Nagios per monitoritzar el servidor i els backups.

sudo nano /etc/nagios3/conf.d/nom_instancia.cfg

Adaptar el següent codi:

# Define a service to check if Backup is made
define service {
        use                     backup-service
        host_name               zzsaas
        service_description     Backup OpenERP NomInstancia
        check_command           check_nrpe!check_remote_backup!/home/backups/backup/backup_nom_instancia.sql
}

# Define a service to check if OpenERP is running
define service {
        use                     openerp-service
        host_name               zzsaas
        service_description     OpenERP NomInstancia
        check_command           check_openerp!8069!nom_instancia!usuari_nagios!password
}

Comprovar que la configuració és correcta:

# /usr/sbin/nagios3 -v /etc/nagios3/nagios.cfg

I que funciona remotament:

$ /usr/lib/nagios/plugins/check_nrpe -H <IP-ADDRESS> -c check_remote_backup -a /home/backups/backup/backup_nom_instancia.sql
$ /usr/lib/nagios/plugins/check_openerp -H <IP-ADDRESS> -P <PORT> -d base_dades -u usuari_nagios -p password_nagios

• Canviar la contrasenya i el login de l'administrador i desar-la al nostre OpenERP

Els extractes bancaris i els moviments comptables associats els introduirem des del menú Gestió financera / Codificació d'assentaments / Assentaments per extracte bancari

1. Fem clic al botó Nou.
2. Seleccionem el diari corresponent a una caixa/banc en concret (La caixa, Caixa Penedès, …).
3. Introduir les línies de l'extracte:
   • Si ens hem descarregat l'extracte bancari en un fitxer en norma C43 del web de la caixa/banc, el podem importar amb l'assistent lateral dret Importa ext. bancari, seleccionant el fitxer del disc local i important-lo. Ens omplirà de forma automàtica la data, saldo inicial, saldo final i totes les línies de l'extracte. Només caldrà repassar que l'empresa i el compte de cada línia sigui correcte.
   • Si no disposem del fitxer norma C43 haurem d'entrar a mà la data, saldo inicial, saldo final i totes les línies de l'extracte: Per cada línia cal entrar la Data, Referència (número de document relacionat, opcional), Nom (descripció breu del concepte), Tipus (General, Client o Proveïdor), Empresa (opcional, només té sentit en el pagament/cobrament de factures: Si seleccionem una empresa i el tipus és Client, es seleccionarà el compte 430 a cobrar de l'empresa; si el tipus és Proveïdor es seleccionarà el compte 410 a pagar de l'empresa), Compte (compte on es farà l'assentament), Import (positiu per un ingrés, negatiu per un reintegre).
4. Si fem clic al botó Calcula ens calcularà el Saldo pendent. Hem de verificar que el Saldo pendent és igual al Saldo final, si no és que hi ha un error en les línies de l'extracte.
5. Si fem clic al botó Confirma confirmarà l'extracte bancari i crearà els assentaments comptables corresponents que podem consultar a la 2a pestanya Assentaments reals.

Nota 1: Quan la línia de l'extracte bancari és un resum d'una remesa de rebuts domiciliats:

1. Eliminem la línia resum d'ingressos de la remesa (si s'ha creat al importar fitxer norma C43): La seleccionem i fem clic al botó petit d'eliminar línia d'extracte (creu vermella petita).
2. Fem clic al botó Importa línies de pagament. Fem clic a Afegeix. Filtrem pel número d'ordre de la remesa corresponent (001, 002, …). Si en hi ha més de 80 cal fer clic al botó de cerca avançada + i incrementar el límit. Fem clic a D'acord i després a Add.

Quan confirmem l'extracte bancari, es crearan els assentaments de pagament i aquests es conciliaran amb les factures corresponents de forma que les factures quedaran com a pagades. Si són quotes de socis, els socis i els seus beneficiats quedaran automàticament en estat Pagat durant el període establert en la quota de soci.

Nota 2: Quan la línia de l'extracte bancari és un resum de retorn de rebuts domiciliats:

1. Eliminem la línia resum de retorn de rebuts (si s'ha creat al importar fitxer norma C43): La seleccionem i fem clic al botó petit d'eliminar línia d'extracte (creu vermella petita).
2. Per cada rebut retornat cal afegir una línia de l'extracte amb la Data, Nom (Devolució, per ex.), Tipus (Client), Empresa (Seleccionem el soci), Compte (apareixerà de forma automàtica el compte 430000), Import (import negatiu del rebut retornat).

Des del mateix extracte bancari on hem introduït els rebuts retornats (veure punt anterior i la nota 2) podem fer la gestió. Per cada rebut retornat farem:

1. Fem clic amb el botó dret del ratolí sobre el soci (camp empresa) de la línia de l'extracte bancari on hi ha el rebut retornat i triem Tots comptes pagar & cobrar i se'ns obre els moviments comptables del soci en una nova pestanya.
2. Veurem que hi ha una factura bastant recent conciliada amb el seu pagament (el camp Concilia tenen el mateix valor A…). Els seleccionem amb el ratolí, fem clic al botó Acció i triem opció Trenca conciliació dels assentaments. Confirmem pitjant Trenca conciliació.
3. Ara conciliarem la quota del rebut amb el de la seva devolució. Els seleccionem amb el ratolí, fem clic al botó Acció i triem opció Concilia els assentaments. L'import del desajust hauria de ser 0. Confirmem pitjant Concilia.
4. Tanquem la pestanya dels moviments comptables del soci.
5. Fem clic amb el botó dret del ratolí sobre el soci (camp empresa) de la línia de l'extracte bancari on hi ha el rebut retornat i triem Factures i se'ns obre les factures del soci en una nova pestanya.
6. Editem la factura corresponent al rebut retornat. Podem comprovar que la caixa Pagat/Conciliat està desactivada.
7. Fem clic al botó Reobre i confirmeu amb Sí. El soci passa d'estat Pagat a Facturat.
8. Fem clic al botó Cancel·la. El soci passa d'estat Facturat a Cancel·lat:
   • Si es tracta d'un rebut retornat d'un soci que vol donar-se de baixa cal editar el soci (ho podem fer des de la mateixa factura fent clic botó carpeta al costat de l'empresa) i canviar els camps Futur estat soci: Baixa soci, Motiu baixa: No pagament i Data sol·licitud baixa: Data actual. Així evitem que li tornem a facturar en el futur.
   • Si es tracta d'un rebut retornat per un error (per ex. número C.C. del soci erroni), cal pitjar al botó Canvia a esborrany, corregir les dades errònies del soci (per ex. el seu número de C.C.), comprovar que a la factura apareix tot correcte (el nou número de C.C.) i pitjar al botó Valida. La factura torna a estar Oberta i el soci en estat Facturat. Podrem fer més endavant una nova remesa de rebuts per incloure els pagaments d'aquesta factura.

1. Crear les multicompanyies. Ja crea un partner.

2. Duplicar seqüències. Sale Order han de tenir numeració diferent per cada companyia

3. Comptabilitat/Configuració/Financiera/New company fiscal

4. Canviem les regles de companyia (company rule) per que des d'una companyia es pugi anar a una altra: https://bugs.launchpad.net/openobject-server/+bug/802958

[('id','child_of',[user.company_id.id])]

per

['|',('id','in',[x.id for x in user.company_ids]),('id','child_of',[user.company_id.id])]

5 Des del menú Administración/Seguridad/Reglas de registros pot ser recomanable afegir aquesta regla d'accés global als tipus de pagament (objecte payment.type) pq cada usuari només vegi els tipus de pagament de la companyia a la que pertany (al mòdul account_payment_extension li faltaria definir aq regla per defecte):

['|',('company_id','=',False),('company_id','child_of',[user.company_id.id])]